Muchas veces y por los motivos más diversos, se hace necesaria la reforma de estatutos de la Sociedad. En el sistema tradicional dichas modificaciones a los estatutos deben hacerse por el camino de la inscripción de un extracto de la escritura de la reforma en el registro de comercio y su posterior publicación en el diario oficial.
Sin embargo, el sistema de registro Electrónico de Empresas del Ministerio de Economía, que se encuentra vigente en forma paralela con el sistema “antiguo” del Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, permite hacer dichas reformas a través de un mecanismo distinto y que a veces, dependiendo de la intención de la modificación, puede ser más o menos eficaz que el sistema tradicional.
Para el caso de las Sociedades por Acciones, en primer lugar, la reforma o modificaciones deben acordarse por los socios, sea en un “acuerdo previo” o en una junta de accionistas de la cuál debe levantarse acta. Los acuerdos de reforma deben tomarse por las proporciones que establecen los estatutos, por ejemplo, mayoría simple, mayoría absoluta, 2/3 o cualquiera otra establecida en los estatutos, cabe señalar que hay quorum mínimos establecidos por ley). Cada materia objeto de reforma puede requerir una distinta cantidad de votos, dependiendo de lo establecido en la escritura social. En el caso de querer evitar la citación a la Junta, la reforma debe ser aprobada por el 100% de las acciones con derecho a voto.
En el acta deberá establecerse pormenorizadamente cada acuerdo de modificación, estableciendo en qué consisten y los votos que concurren para dicha reforma. Finalmente deberá establecerse en qué parte (cláusulas) de los estatutos vigentes se reemplaza, añade o reduce cada modificación.
Una vez que quienes concurren al acuerdo o junta, contando con las acciones con derecho a voto necesarias para la reforma, firman el acta, esta deberá reducirse a escritura pública o bien, por tratarse de una sociedad por acciones podrá ser protocolizada como instrumento privado ante notario público.
Luego, en el portal de internet de empresa en un día, se procederá a la modificación de los estatutos en los mismos términos señalados en el acta o acuerdo previo. El sistema permite modificar el domicilio, objeto, razón social, forma de administración, capital, distribución de utilidades, etc. Hecho esto, el sistema solicitará la información del acuerdo previo: fecha, ciudad y notaría en el caso de escritura pública, y número de protocolización en el caso de instrumento privado.
En el paso siguiente, el sistema solicitará cargar los documentos de acuerdo previo o junta, así como un certificado de vigencia de accionistas, el que debe confeccionarse para luego ser autorizado por un notario, previa exhibición del registro de accionistas de la Sociedad en el que conste la actual repartición accionaria.
Finalmente, si los accionistas que concurren a la modificación cuentan con firma electrónica avanzada, podrán firmar el documento vía internet. En caso contrario, estos deberán concurrir a una notaría con el número de atención entregado por el sistema. Ahí se generará el documento del estatuto modificado, el que deberá ser firmado por todos quienes concurrieron al acto previo de modificación. Acto seguido, el notario dará fe de la actuación, firmando electrónicamente. Es importante señalar que deberá solicitarse la firma notarial electrónica de los documentos acompañados, tanto del acuerdo previo o acta de junta como del certificado de vigencia de accionistas.
De esta manera, los estatutos quedarán modificados sin la necesidad de una ulterior inscripción en el registro de comercio o publicación en el diario oficial.
Si bien este procedimiento aplicará siempre que se quiera cambiar alguna mención de los estatutos sociales, actualmente se produce una situación particular que genera confusión en los usuarios de este nuevo sistema. Lo que ocurre es que Servicio de Impuestos Internos y otras instituciones están requiriendo que los cambios en la participación accionaria se vean reflejados como una modificación en el sistema, no bastando el trámite de anotación para tal efecto. Esta obligación no encuentra sustento legal y va en contra del espíritu detrás de la creación de las sociedades de capital (S.A. y SpA), donde se garantiza la libre cesibilidad de las acciones, de forma privada, siendo suficiente que las transferencias de acciones consten en el registro de accionistas de la sociedad.
Es decir, lo que en el antiguo sistema y en concordancia con la Ley era una simple transferencia o compraventa de acciones entre privados, con este nuevo sistema se vuelve más burocrática. Ello porque actualmente las oficinas del SII exigen la modificación de los estatutos ante el Registro Electrónico de Empresas y Sociedades, con todo lo que esto implica, para una mera modificación en la participación social, lo que debiese ser sencillo y carente de trabas administrativas, para asegurar la libre cesibilidad de las acciones. Caso análogo ocurre con los cambios que se hagan en la identidad de las personas que desempeñan algún cargo administrativo en la sociedad (gerente general, representante legal ante SII, administrador etc.) donde SII también exige que se modifique la sociedad para reflejarlo en sus sistemas, no bastando una designación por escritura pública anotada al margen del registro, que nos parece debiera ser la máxima exigencia posible.
Santiago Henríquez y Francisco Mulatti, Abogados.
Foto: Jesse Orrico (CC0)