La globalización del ecosistema de startups, acompañado de una batería de herramientas digitales que permiten a los miembros de una empresa el desarrollar su labor a distancia (Google Apps for Work, Trello, Slack solo por nombrar tres que se vienen a la mente), genera frecuentemente una dispersión a nivel mundial de los miembros del equipo de trabajo. A diferencia de lo que ocurría hace 20 años, hoy, un startup puede operar sin contar con una ubicación física determinada, y estar manejado por sus fundadores y colaboradores, los que pueden trabajar desde distintas partes del país o el mundo.
Desde un punto de vista legal, la realidad virtual en la cual operan las empresas, exige una reglamentación que no obstaculice el dinamismo y operatividad sino que facilite la utilización de herramientas, como la firma electrónica, que permitan realizar operaciones y llegar a acuerdos que impacten la marcha de la empresa, de manera transfronteriza y en tiempo real. Contratos de trabajo, de servicios, operaciones financieras, contratos de mentoría, directorios, incluso gestiones corporativas se plasman cada vez más sobre documentos electrónicos. Sin ir más lejos, el sistema ya analizado de “empresas en un día” opera sobre este principio.
Es así como distintos países y organismos tanto regionales como internacionales han comenzado a legislar sobre las transacciones electrónicas. Por ejemplo, en tema de transacciones comerciales internacionales, la U.S. Electronic Signature in Global and National Commerce Act of 2000 (ESIGN) ha reconocido la validez legal de firmas y documentos electrónicos. Asimismo, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea han adoptado el Reglamento 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior con el propósito de facilitar las transacciones electrónicas y permitir a las empresas de operar sin barreras transfronterizas y burocráticas.
Por el otro lado, la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL) ha implementado una Ley Modelo para que los Estados la incorporen a su legislación interna, en conformidad a los principios de la neutralidad tecnológica, la equivalencia funcional y la autonomía de la voluntad.
¿Y en Chile? En el 2002 se promulgó la Ley 19.799 sobre “Firma Electrónica, Documento Electrónico y Servicios de Certificación” distinguiendo entre Firma electrónica simple y Firma electrónica avanzada y definiendo, entre otros, su uso y el funcionamiento de los prestadores de servicios.
Uno de los temas más complejos es precisamente la coordinación de los directorios, por decirlos así, “remotos”. Generalmente la hora hombre de un director o “board member” es cara, por lo que debe utilizarse de la forma mas eficiente posible. En este sentido, la comparecencia remota y la firma electrónica de las actas, son 2 herramientas que facilitan esta labor.
De conformidad a lo dispuesto en la Ley 19.799 y al artículo 48 de la Ley de Sociedades Anónimas (L.18.046), el directorio de una sociedad puede firmar las actas mediante firma electrónica. Incluso más, con respeto a los actos o acuerdos adoptados durante una sesión de directorio, en su último inciso, el mencionado artículo 48 dispone que “La Superintendencia podrá autorizar, mediante norma de carácter general, que las sociedades bajo su control adopten para tales fines los mecanismos que permitan el uso de firma electrónica u otros medios tecnológicos que permitan comprobar la identidad de la persona que suscribe”.
La oportunidad de servirse de este mecanismo electrónico agiliza las sesiones de directorio, permitiendo a sus integrantes el participar virtualmente o a distancia y de suscribir los, los documentos adoptados en esta sede. En este sentido, según cuanto dispuesto en el artículo 47 inciso 5º de la Ley Nº 18.046, sobre Sociedades Anónimas y la Circular Nº 1.530 de la Superintendencia de Valores y Seguros, los directores podrán asistir y participar a distancia a las sesiones del Directorio por los medios tecnológicos aprobados por este último. Cabe señalar que estas normas podrían aplicarse a otros tipo de sociedades, como la SpA, si así lo acuerdan sus integrantes.
Para una empresa contar con estas herramientas implica brindar al directorio la posibilidad de realizar variados procedimientos de distinta naturaleza sin la necesidad de coincidir simultáneamente en un mismo lugar. Los beneficios en términos de tiempo, oportunidad, costos y eficiencia son innumerables.
Giorgia Vulcano, Abogado.
Foto: Jan Shulz (CC0)